Nejlepší akce mají vyváženou formu, funkčnost, rozpočet a vizi. Pomůže k tomu už brief, zadání pro eventovou agenturu, která podle něj naplánuje kapacity a přizpůsobí očekávání.
Agentura potřebuje vědět, kdo jste, co děláte a jak se na trhu vidíte. Možná každý ví, že vyrábíte auta, ale co když akce vzniká v režii konkrétního oddělení, jehož dílčí cíle nekopírují spotřebitelské směrování celé firmy?
Od toho se odvíjí otázka, proč vlastně akci pořádáte. Jaký je její smysl a měřítko? Berete ji jako jednorázovou věc, taktickou záležitost v krátkodobém horizontu, nebo jako součást dlouhodobé obchodní strategie? A jak je navázána, pokud vůbec, na obchodní záměry nebo vnější komunikaci? Budou na ni sedět stávající obchodní partneři, nebo má posloužit k akvizici nových? Jakou skladbu má mít publikum – budou to jen manažeři, nebo i jejich kolegové, známí, partnerky a partneři? Budou spíše starší, nebo mladší?
Jaké akce se ve stejnou dobu budou konat a jak se budou krýt s vaším publikem? Jak byste popsali svou výhodu oproti jiným? A v čem jsou naopak slabé stránky? Nepřipadají náhodou na stejnou dobu nějaké svátky a prázdniny?
Musíte také dopředu říct, podle čeho budete hodnotit úspěch akce. Tím se dostáváme k ryze praktickým záležitostem: do jakého rozpočtu se potřebujete vejít? Jsou nějaká technická a logistická omezení, která je nutné respektovat? Potřebujete servis pro řečníky, moderátora, ubytování? A chcete využít nějaké vlastní vybavení nebo firemní produkty?
Všechny tyto otázky jsou pořád jen začátek a s každým dalším dnem se vynoří další. Protože i u největších vzdušných zámků vždycky přijde někdo, kdo se naprosto prakticky zeptá, jak je vlastně chcete postavit.
