Téměř polovina lidí během prezentace svých kolegů chatuje, vyřizuje e-maily nebo dokonce spí. Vyplývá to z průzkumu společnosti Prezi z roku 2016. Prezentace (nejen) ve velkých firmách trpí řadou nemocí. A zasloužily by léčbu.
Mnozí lidé už roky ukazují prstem na PowerPoint jako na univerzálního viníka. Tak jednoduché to ale není. Důvody, proč lidé u slajdů spí, hledejme především ve způsobu, jakým se v současnosti prezentace tvoří.
Ještě před deseti lety kolovala firmami řada klasických dokumentů s dlouhými souvislými odstavci. Mnohé z nich byly v průběhu let nahrazeny prezentacemi cirkulujícími prostřednictvím e-mailu nebo intranetu.
Takové prezentace jsou v podstatě dokumenty přeskládané do powerpointových slajdů – někdy proto bývají nazývány slajdumenty. Dobře koncipovaný slajdument určený výhradně ke čtení má oproti dokumentu své výhody. Informace umožňuje členit na menší celky (slajdy), které se lidem lépe vnímají. A informace v nich mohou lépe pochopit. PowerPoint rovněž nabízí komfortnější práci s vizuály než Word. A horizontální formát se také lépe čte na obrazovce.
Problém nastává ve chvíli, kdy se pokusíte slajdument odprezentovat. Zatímco by nikoho nenapadlo prezentovat dokument, slajdumenty se prezentují zcela běžně. Až vaši kolegové začnou při vystoupení zívat, zamyslete se, zda za vámi na projekci právě nesvítí právě takový slajdument.
Není nad ekologii
Další z možných důvodů, proč se vašim kolegům klíží při prezentaci oči, nazývám recyklací slajdů. Korporace jsou totiž extrémně ekologické, pokud jde o prezentace. Zatímco papír je prý možné recyklovat pouze pětkrát až sedmkrát, recyklace slajdů – zdá se – žádné limity nemá.
Přeborníci v této disciplíně dokážou připravit novou prezentaci, aniž by museli vytvořit jediný nový vlastní slajd. Skládají své prezentace jako pejsek a kočička, když pekli dort. Autor původních slajdů bývá obvykle překvapený, když se se svým dílem setká po letech v prezentaci na jiné téma či dokonce v jiných zemích a jazycích.
Recyklováním slajdů sice ušetříte čas při přípravě, nezapomeňte však část ušetřené doby věnovat kontrole souvislé linky příběhu.
Až příliš týmová práce
Často si všímám, že ve velkých firmách vznikají prezentace jako týmová díla – každý přispěje několika slajdy. V čem je ale problém? Když do podoby prezentace průběžně mluví velká řada lidí, rapidně klesá šance dospět ke kompaktnímu výsledku.
Příprava prezentace není týmový sport. Stejně jako román obvykle píše jeden spisovatel, také prezentace by měla mít jednoho autora. Nemusíte se kvůli tomu hned vzdát všech výhod týmové spolupráce a kolektivní kreativity. Neváhejte využít kolegy ve fázi generování nápadů. Nebojte se je požádat o kritické zhodnocení výsledné prezentace během zkoušky. Nikdy ale nepřebírejte jejich vstupy a komentáře v poměru 1:1. Mnohdy neznají celkový kontext, charakter publika ani cíle prezentace.
Jestliže se vám podaří udržet na uzdě recyklaci slajdů a zapojíte kolegy do tvorby prezentace vhodným způsobem, a jestliže se vyhnete prezentování slajdumentů, dáte svým kolegům tři důvody, aby během vaší příští prezentace nechali své telefony v kapse.
Někteří řečníci asi vzpomínají na pohádku Josefa Čapka o pejskovi a kočičce, kteří pekli dort. A tak do prezentace také dají, co je zrovna po ruce…
V příštím čtvrtém dílu seriálu se dozvíte, kde hledat inspiraci při tvorbě prezentací a jaké osobnosti byste měli sledovat.
Autor je zakladatelem společnosti Odprezentuj.cz.
Seriál: Jak na prezentace
5. 3. Chyby, kterým se při prezentacích vyhněte
12. 3. Jak prezentovat výsledky své práce
19. 3. Specifika prezentací v korporacích
26. 3. Kde brát inspiraci na dobrou prezentaci
9. 4. Proč byste (ne)měli investovat do prezentací
