Naše zkušenosti ukazují, že skoro každého manažera prezentujícího výsledky vlastní práce lze umístit na škálu ohraničenou dvěma extrémy.
První skupina manažerů věří, že relativní bezobsažnost a nudu jejich prezentace účelně zakryje pár efektních animací nebo videí. „Prezentace musí být hlavně sexy,“ mohl bych citovat některé z nich. Dnes už tyto lidi nepoznáte podle laciných animačních efektů v PowerPointu, mnozí z nich totiž přesedlali na alternativní nástroj Prezi. Nic proti Prezi, létání fascinovalo už bratry Wrightovy, ale samoúčelné přeskakování z obrázku na obrázek a neustálé přibližování vytvoří spíš vizuální závrať než dynamickou prezentaci. Připravit si svůj výstup v Prezi může mít za určitých okolností své opodstatnění. Ale těmi okolnostmi není právě zoomování.
Příliš dat škodí
Manažeři na druhém konci pomyslné škály jsou zase zahledění do obsahu. Milují své téma a jeho detaily. České přísloví říká, že přes stromy nevidí les. Těmi stromy jsou obvykle data. Taktikou tohoto typu manažerů je zahltit publikum informacemi. Jejich prezentace poznáte podle přemíry tabulek a sofistikovaných grafů. Tyto možná užitečné nástroje vizualizace dat mají v prezentacích svá omezení.
Prosté zkopírování grafu z Excelu do PowerPointu je první a nejčastější chybou, jaké se manažeři dopouštějí. Ve svém výstupu nepotřebujete ukázat všechna dostupná data. Graf v prezentaci má ilustrovat konkrétní myšlenku, o které hovoříte. Ta má být zvýrazněná a všechno ostatní je třeba potlačit: nepotřebné popisky dat, zbytečné mřížky, ohraničení, stínování… Graf do prezentace je potřeba maximálně očesat. A totéž platí pro tabulky.
Spojte celou prezentaci jednou linkou
Sebezajímavější data vás nezachrání, pokud vaše prezentace nebude mít hlavu a patu, tedy jí bude chybět jasná a přehledná linka příběhu. Tu nezačínejte stavět od dat, která máte k dispozici, ale od sdělení, které svým posluchačům hodláte předat. Chcete-li se pochlubit skvělými prodeji, postavte linku na srovnání s minulostí. Kontrast spolehlivě vzbudí zájem. Budete-li ve své prezentaci prosazovat plány do budoucna, velmi dobře zafunguje srovnání „co je“ versus „co by mohlo být“. I zde bude hrát kontrast ve váš prospěch. Když si ujasníte, co chcete říct, samo vám vyplyne, která data jsou účelná, a která ne.
Tvorba prezentace probíhá často překotně, nezapomeňte si proto linku příběhu zkontrolovat v samotném závěru. Znamenitě k tomu poslouží funkce „Řazení snímků“. Díky ní dokážete odhalit nespojitosti vašeho vyprávění takříkajíc z ptačí perspektivy.
Příští díl seriálu ocení zejména manažeři velkých firem. Zaměříme se na zlozvyky korporátního světa, jako je recyklace slajdů nebo až příliš týmová práce.
Autor je zakladatelem společnosti Odprezentuj.cz
Původní vizuál zobrazuje všechna data, která máte k dispozici(nahoře). Ve skutečnosti potřebujete ukázat jen souhrn. Teprve graf očištěný na dřeň můžete začít vizuálně vylepšovat (dole).
I tato prezentace zahrnuje data, ale složité grafy byste v ní hledali marně.
Foto: Odprezentuj.cz
Seriál: Jak na prezentace
5. 3. Chyby, kterým se při prezentacích vyhněte
12. 3. Jak prezentovat výsledky své práce
19. 3. Specifika prezentací v korporacích
26. 3. Kde brát inspiraci na dobrou prezentaci
9. 4. Proč byste (ne)měli investovat do prezentací
