Blíží se den, kdy vstoupí v platnost nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR). Ano, důvody pro něj chápu. Jen uvést vše v praxi do už zaběhnutého procesu není jednoduché. A co teprve v případě charitativní organizace, kde zpracování jakýchkoliv údajů funguje na bázi dobrovolnosti? Například u nás evidujeme osobní údaje více než 85 tisíc dárců a velmi citlivé údaje pěti tisíc rodin, kterým naši dárci za posledních šest let pomohli.
Pamatuji si, jak v dubnu loňského roku začaly kolegyně s přípravami. Každý den se objevovaly nové věci, které bude potřeba změnit. A nebylo jich málo. Myslím, že byly jedny z prvních, které se tomu začaly věnovat i přes velkou pracovní vytíženost.
Následovalo programování v CRM systému, úpravy na webu, tisk nových žádostí o pomoc v dostatečném předstihu, aby nám už šest měsíců před platností GDPR rodiny příjemců udělily souhlas. Každého půl roku u nás totiž svou žádost obnovují. Nechtěli jsme je proto obtěžovat samostatným souhlasem, což by bylo časově a finančně náročnější.
Kdo bude naším pověřencem, stále řešíme. Vzhledem k tomu, že jeho kontakt bude na stránkách nadace, je třeba tento krok důkladně promyslet. Je pravděpodobné, že mu budou volat jak dárci, tak rodiny – když se nedovoláte na jedno číslo, vytočíte druhé.
Asi nejzásadnější dopad má GDPR na naši retenční komunikaci s dárci, která je, jak víme, oblíbeným nástrojem téměř každé charitativní organizace. Pravidelná a vhodná komunikace pomáhá udržet věrnost. Na retenci si dáváme hodně záležet, kromě pravidelných newsletterů posíláme výroční certifikáty dárcům nebo třeba brandované samolepky. Zkrátka jen proto, abychom jim udělali radost a poděkovali. To vše je teď ohroženo.
Komunikace s dárci je pro nás důležitá. Budujete vztah, získáváte od nich zpětnou vazbu, máte je rádi, chcete s nimi být ve spojení. Naším primárním cílem je navíc informovat Dobré anděly o tom, komu jejich příspěvek pomohl, dělat jim tím radost.
A tak jsme je v lednu poprosili o udělení nového souhlasu se zpracováním osobních údajů. Zareagovalo 10 procent. Neztrácíme ale sílu a budeme žádat dárce znovu a znovu až do 24. května, kdy nařízení vejde v platnost. Jemně, nenásilně, abychom je nezatěžovali. Je to důležité, na druhém břehu jsou rodiny, které potřebují finanční pomoc.
Markéta Křížová, PR & marketing manažerka, Nadace Dobrý anděl
