U mezinárodních konferencí se služby eventové agentury blíží spíše té fullservisové. Nároky na komfort účastníků se zvyšují

Před osmi lety se naše agentura začala podílet na mezinárodní IT konferenci Directions EMEA. Její rozsah a význam rok od roku roste, momentálně pracujeme s více než dvěma a půl tisíci účastníků a při přípravě komunikujeme s partnery z více než 50 zemí.

Konference už neprobíhají v klasickém „přednáškově pasivním“ módu, kdy si účastníci pouze vyslechnou prezentace. Důležité je vzájemné sdílení informací. Aby byla konference pro účastníky přínosná, musí mít každý z nich možnost získat odpovědi na své dotazy „tady a teď“. Osobně se potkat a mluvit s oborníky, které má šanci takto podchytit jen při podobném mezinárodním setkání.

Moderní technologie umožňují nejen komunikovat napříč zeměmi a časovými pásmy v podstatě odkudkoliv, ale také v reálném čase sdílet veškeré změny, které mohou v průběhu konference nastat. Pro účastníky se při registraci připravuje personifikovaný on-line program, ve kterém najdou všechny důležité informace o ubytování, transportu nebo programu (a to i tom večerním doprovodném). Samozřejmostí je možnost propojení tohoto programu s on-line kalendářem účastníka včetně notifikace v případě změn, kterých se při takto rozsáhlých akcích nelze vyvarovat.

I přes všechny technologie je pro nás důležité zachovávat „rodinnou“ atmosféru, kterou hosté velmi oceňují, a také vymyslet doprovodné programy tak, aby si každý účastník mohl aspoň na chvíli odpočinout a vychutnat si zážitky typické pro místo, kde se konference koná. Ve „věčném Římě“ jsme organizovali event v ikonických filmových atelierech Cinecitta, v německém Mannheimu jsme zase připravili pro místní lokalitu velmi typický Oktoberfest.

Při realizaci podobných mezinárodních akcí musí být eventová agentura schopná poskytnout klientovi služby, které zahrnují nejen komunikaci, kreativu a produkci, ale v nadnárodním rozsahu také vše od dodání techniky a výstavních stánků až po tiskoviny, prezentace, videa, fotodokumentaci nebo on-line služby. Blíží se tím více méně fullservisové agentuře.

V dnešní době se kvůli urychlení procesů většina komunikace odehrává prostřednictvím technologií a v podstatě není nutné setkávat se s obchodními partnery osobně. Přesto jsou podobné mezinárodní konference důležitým místem pro budování obchodních vztahů.

Janina Šlemínová, ředitelka, Stars Events

MAM_SOME_800x1068_cover-2025-24

Týdně vám přinášíme exkluzivní obsah z oboru a shrnujeme pro vás to podstatné. Staňte se součástí komunity, která nepřestává hledat cesty, jak lépe a efektivněji komunikovat.

Ipsos

AKTUÁLNÍ VYDÁNÍ

MAM_SOME_800x1068_cover-2025-24

Týdně vám přinášíme exkluzivní obsah z oboru a shrnujeme pro vás to podstatné. Staňte se součástí komunity, která nepřestává hledat cesty, jak lépe a efektivněji komunikovat.

MAM Téma čísla

Náborové kampaně
Chatbot
Sluha

MAM Exkluzivně v časopise

Martin Smejkal
MAM class Triad
Sedita kampaň
Ipsos

MAM Další zajímavé čtení

Michal Vodák_Notino_nový web-otvírák (36)
alzaAds_nový web-otvírák - 2025-06-05T135103
Ceska cena za PR - Lemur_nový web otvírák doporučujeme (34)
buresova_WPPmedia
Michal Vodák_Notino_nový web-otvírák (36)
alzaAds_nový web-otvírák - 2025-06-05T135103
Ceska cena za PR - Lemur_nový web otvírák doporučujeme (34)
buresova_WPPmedia