Před osmi lety se naše agentura začala podílet na mezinárodní IT konferenci Directions EMEA. Její rozsah a význam rok od roku roste, momentálně pracujeme s více než dvěma a půl tisíci účastníků a při přípravě komunikujeme s partnery z více než 50 zemí.
Konference už neprobíhají v klasickém „přednáškově pasivním“ módu, kdy si účastníci pouze vyslechnou prezentace. Důležité je vzájemné sdílení informací. Aby byla konference pro účastníky přínosná, musí mít každý z nich možnost získat odpovědi na své dotazy „tady a teď“. Osobně se potkat a mluvit s oborníky, které má šanci takto podchytit jen při podobném mezinárodním setkání.
Moderní technologie umožňují nejen komunikovat napříč zeměmi a časovými pásmy v podstatě odkudkoliv, ale také v reálném čase sdílet veškeré změny, které mohou v průběhu konference nastat. Pro účastníky se při registraci připravuje personifikovaný on-line program, ve kterém najdou všechny důležité informace o ubytování, transportu nebo programu (a to i tom večerním doprovodném). Samozřejmostí je možnost propojení tohoto programu s on-line kalendářem účastníka včetně notifikace v případě změn, kterých se při takto rozsáhlých akcích nelze vyvarovat.
I přes všechny technologie je pro nás důležité zachovávat „rodinnou“ atmosféru, kterou hosté velmi oceňují, a také vymyslet doprovodné programy tak, aby si každý účastník mohl aspoň na chvíli odpočinout a vychutnat si zážitky typické pro místo, kde se konference koná. Ve „věčném Římě“ jsme organizovali event v ikonických filmových atelierech Cinecitta, v německém Mannheimu jsme zase připravili pro místní lokalitu velmi typický Oktoberfest.
Při realizaci podobných mezinárodních akcí musí být eventová agentura schopná poskytnout klientovi služby, které zahrnují nejen komunikaci, kreativu a produkci, ale v nadnárodním rozsahu také vše od dodání techniky a výstavních stánků až po tiskoviny, prezentace, videa, fotodokumentaci nebo on-line služby. Blíží se tím více méně fullservisové agentuře.
V dnešní době se kvůli urychlení procesů většina komunikace odehrává prostřednictvím technologií a v podstatě není nutné setkávat se s obchodními partnery osobně. Přesto jsou podobné mezinárodní konference důležitým místem pro budování obchodních vztahů.
Janina Šlemínová, ředitelka, Stars Events
