Pravděpodobnost, že na akci něco nedopadne přesně tak, jak si organizační tým naplánoval, je sto procent. Alespoň takovou zkušenost má Norbert Pýcha, jednatel společnosti Event Arena. Podle něj je každá akce v něčem unikátní. „Riziku selhání lidského faktoru se nikdy nelze zcela vyhnout, dá se jen snížit na minimum. Ať už jde o hostesky, moderátory nebo dodavatele služeb,“ říká. Dodává, že na jakékoliv akci je primární bezpečnost, všechny ostatní problémy jsou řešitelné. Před každým eventem jeho firma připravuje krizový plán s vyhodnocením případných rizik a detailní scénář přípravy a realizace.
Možná vás napadne, že nejslabším místem akce je možnost selhání techniky. Oslovení zástupci agentur se však shodují, že právě v ní největší zádrhel nevidí. „Technika je při dobré přípravě a dobrém výběru dodavatele ta nejspolehlivější věc na akci,“ podotýká Barbora Krásná, partner ve společnosti Blue Events.
„Technika určitě patří mezi klíčové části eventu, protože když nějaký technický prvek nefunguje, je to hned vidět,“ shrnuje Norbert Pýcha z Event Areny. Problémy se snaží omezit zálohou všech technických systémů, což ale na druhou stranu zvyšuje náklady. Při větších eventech to však považuje za nezbytné. „Problémový může být catering, kde se teoreticky může pokazit hodně věcí: od kvality jídla po kvalitu servisu. Při eventech jde o detaily, proto nemůžeme připustit ani ovadlou květinu ve vázičce na stole,“ upozorňuje.
Počítejte raději i s bombou
Barbora Krásná z Blue Events se věnuje organizaci eventů 25 let a za tu dobu zažila velké množství nezvyklých situací. Například se jedna akce konala na místě, které vadilo obyvatelům v okolí, takže anonym nahlásil bombový atentát, aby ji překazil.
Jinak se ale potýká s běžnějšími problémy. Třeba s takovým, že nečekaně nedorazí hlavní řečník. „Řešením pro takovou situaci je, že jeho příspěvek, který v zájmu dobré přípravy už máme k dispozici, odprezentuje někdo jiný, kdo tématu rozumí,“ doporučuje profesionálka.
Při organizaci konferencí si dává pozor na návaznost programových bloků i jednotlivých vystoupení, na obsah a formu příspěvků. „Vracíme k přepracování příspěvky, které by nerezonovaly s publikem nebo by vyznívaly komerčně,“ dodává Krásná.
Častým lákadlem na akci bývají velká jména. S osobnostmi to ale nebývá lehké a někdy začnou trucovat. „Domluvila jsem rozhovor významného zahraničního řečníka s televizním štábem. Televize byla na místě, ale řečník řekl, že si to rozmyslel a s nikým mluvit nechce,“ vypráví Eva Samšuková, zakladatelka PR agentury Saurusmedia. Nakonec se ho podařilo po dlouhém přemlouvání několika lidmi přesvědčit – a interview dopadlo dobře.
Fungují zásuvky?
O své zkušenosti s organizováním eventů se podělil i Tomáš Kolman, který měl na starosti čtvrtý ročník celosvětového setkání Hackers Congress v Paralelní Polis. Konference se konala i v divadle La Fabrika v Holešovicích. Často se akce konají na místech, která mají v běžném provozu úplně jiný účel a pro akci je organizátor dostane k dispozici až těsně před jejím konáním. Pak vás mohou čekat nemilá překvapení. Třeba na poslední chvíli zjistíte, že na setkání, které se zabývá svobodou na internetu, možná budete off-line.
„Měli jsme zajištěnou konektivitu i vytipované zásuvky, do kterých se zapojíme. Jenže jsme čekali, že tyto zásuvky budou fungovat…,“ vzpomíná Kolman. A z této zkušenosti si bere ponaučení, že i takové maličkosti jako elektrické zásuvky se musí předem zkoušet.
Nejlepší je chatování
Kolman musel na poslední chvíli řešit také osvětlení sálu v budově Paralelní Polis. „Museli jsme narychlo sehnat light designera. Přijel až z Karviné a já jsem měl za úkol obstarat techniku jako stmívače a dalších asi 15 věcí, o kterých jsem slyšel poprvé v životě,“ popisuje.
Také se hodně zapotil kvůli řečníkovi Jimu Bellovi, který měl na akci doletět z USA. Jenže tam byl už několikrát vězněn a je v hledáčku americké vlády. Při cestě na pražskou konferenci ho na letišti ve Státech nechtěli nechat nastoupit do letadla. „Nakonec se nám ho podařilo do Česka dostat jiným spojem,“ uzavírá příběh Kolman.
Co může ostatním organizátorům doporučit, je využívat při samotné akci jako komunikační nástroj chatovací aplikace. Ne každý člen týmu totiž může přijímat hovory. „Důležité je zařídit, aby účastníci nic nepoznali, i když se něco pokazí. Drobné provozní věci se dají řešit na pozadí,“ poznamenává Kolman.
Na co si dát při přípravě eventu pozor
– Nepodceňujte přípravu.
– Spolupracujte se spolehlivými dodavateli.
– Zaměřte se i na základní věci, třeba jestli fungují zásuvky.
– Předem si řekněte, co se může pokazit.
– Mějte pro takovou situaci připravený záložní plán.
– Event rozdělte na části a u každé z nich určete zodpovědnou osobu.
Když si třeba na akci pozvete Valentina Rossiho, musíte počítat s tím, že o něj bude velký zájem, a měli byste mít nasmlouvanou ochranku.
Foto: BEA awards
