Hudební akce Metronome Festival Prague má za sebou druhý ročník, na jehož přípravě spolupracovali organizátoři s agenturou Amden. Pořadatelé se chtěli soustředit především na samotnou dramaturgii akce, takže hledali partnera, který jim pomůže zajistit všechno, co souvisí s organizací této dvoudenní události.
„Sami jsme se chtěli soustředit především na dramaturgii, umělecký program a hlídat si celkové vyznění akce,“ vysvětluje producent festivalu Martin Voňka.
Produkci, propagaci, grafiku, webovou prezentaci, akreditační systém nebo doprovodný program dostala na starost marketingová agentura Amden. Pro tu tak odstartoval rok příprav, na jehož konci byl event pro téměř 16 tisíc návštěvníků.
Propagace na prvním místě
Klíčovým předpokladem pro úspěšnou organizaci podobně velké akce je úzká spolupráce v širokém týmu lidí a dobře zvládnuté know-how v oblasti projektového řízení. K tomu patří i pravidelná komunikace s producenty festivalu a hledání řešení, které v souladu s jejich strategií vytvoří kvalitní festival s maximálním komfortem a službami pro návštěvníky.
Festival bylo potřeba nejprve dobře komunikovat. Promo aktivity zahrnovaly balík činností – od vytvoření kreativních výstupů, jako jsou spoty pro televize a rádia, přes zajištění a řízení kampaní ve všech typech médií až po návrh a tvorbu festivalové grafiky.
Od ČT až k Blesku
Vizuály a spoty se postupně objevily v České televizi, v tištěných médiích – například Forbes, Elle, Reflex nebo Blesk – on-line bannery svítily také na celé řadě českých serverů.
Agentura zajistila vytvoření a umístění outdoorové reklamy včetně billboardů, rolling boardů, klasických plakátů, prezentace na sloupech veřejného osvětlení. Stranou nesměly zůstat ani sociální sítě, především intenzivní kampaň na Facebooku, Instagramu a Twitteru.
Rukama týmu z Amdenu prošel také festivalový web – www.metronomefestival.cz. Propagoval akci a její program už dávno před začátkem. Největšímu zájmu se webová prezentace Metronomu těšila těsně před startem festivalu a v jeho průběhu, kdy denně obsloužil přes 20 tisíc návštěvníků. Drtivá většina z nich mířila do programové sekce.
Jak postavíme festival?
Když se do akce zapojí kromě detailního plánu taky skoro tři stovky pomocníků a dobrovolníků, tak to celé netrvá déle než čtyři dny. Na pražském Výstavišti za tu dobu vzniklo pět scén i plnohodnotný prostor se sociálním zázemím.
Pro komfort účastníků festivalový areál nabízel třeba 120 stánků, restauraci, bar i trafiku, relaxační zónu, úschovnu zavazadel nebo dobíjecí stanici pro mobily.
Doprovodný program jako klíč
„City festival“ se z Metronomu stal taky díky bohatému doprovodnému programu. „Návštěvníkům jsme nabídli zážitky, zajímavé informace a inovace spojené s městským životním stylem a s urban culture,“ přibližuje výkonná ředitelka agentury Amden Petra Elmerová.
Konkrétně šlo třeba o exhibici českých i zahraničních graffiti umělců, fotbálek, nohejbal nebo pétanque, koloběžky, trampolíny nebo venkovní fitness. V doprovodném programu ale našly své místo i přednášky úspěšných mladých podnikatelů, vystoupení stand-up komiků s divadelními improvizacemi nebo módní přehlídka.
Akreditace, ticketing a know-how
Amden pro potřeby festivalu vyvinul také ticketingový a akreditační systém. Ten umožňoval elektronickou distribuci vstupenek a partnerských vstupů. Přes něj se na festivalu vydávaly certifikáty pro vstupy garantované partnerům a významným hostům. Systém napojený na platební bránu byl koncipován tak, aby zvládl kompletní prodej vstupenek všech typů jak v českých korunách, tak v eurech.
„Akreditační systém byl bonusem ke všem činnostem, které jsme zajišťovali,“ říká Elmerová s tím, že při přípravě a realizaci dvoudenního eventu, na který přijde 16 tisíc návštěvníků, „musíte počítat úplně se vším“. „Reagovat na změny, narůstající objem činností, alokovat včas lidské zdroje nebo také vhodně vybrat dodavatele, kteří jsou přínosem pro koncept nového festivalu.“
Druhý ročník festivalu Metronome přilákal dvojnásobný počet lidí než ten premiérový a zaznamenal pozitivní reakce na kvalitu zázemí a komfort, který jim byl na festivalu vytvořen.
„Amden do organizace festivalu vnesl entuziasmus, ale především své know-how – zkušenosti z jiných projektů, vlastní nápady a řešení, které bychom sami neměli šanci objevit,“ hodnotí spolupráci Martin Voňka, producent festivalu, jehož třetí ročník se bude konat v červnu 2018.
Máte zajímavou case study? Pošlete ji na [email protected].
