Rozpočty se už tolik nekrátí a vzácnějším pro realizaci zakázek je mnohdy čas. Stává se nám, že na přípravu velké akce máme od zadání jen několik týdnů. Taky už jsme dostali na celofiremní konferenci 14 dní. To rozhodně není dost na to, abychom z události vytěžili maximum.
Večírky, koncerty, konference a řada jiných akcí jsou důležitými událostmi v životě firmy i značky. Aby se na ně lidé těšili, užili si je a vzpomínali na ně s radostí, je třeba pečlivá příprava i realizace. Faktor času má vliv nejen na originalitu konceptu, výběr vhodného programu a místa konání, ale také na návštěvnost a emoce, které událost vzbudí. Z praxe našeho týmu vyplývá, že pokud je akce zaměřená na veřejnost, dokážeme s optimálním načasováním přitáhnout nejen větší pozornost návštěvníků, ale i médií. Pokud máme od zadání na vývoj a přípravu méně než tři měsíce, je návštěvnost o pětinu a počet mediálních výstupů zhruba o třetinu nižší než u obdobných velkých akcí, které začínáme připravovat pět měsíců předem. Zajímavé také je, že na důkladně nachystanou akci, o které se ví déle dopředu, chodí lidé ve větších partičkách.
U interních (neveřejných) firemních eventů jsme vypozorovali jasný vliv času oznámení události na ochotu se akce účastnit a zapojit se do děje. Když se událost oznámí méně než měsíc předem, a je navíc povinná, získává často punc nutného zla. Pokud ale podobnou akci atraktivně ohlásíte s dvouměsíčním předstihem, rozproudíte zájem a word-of-mouth. Když následuje další promyšlená komunikace, která podporuje očekávání, přichází řada účastníků v natěšené náladě, vše má lepší atmosféru a šance na úspěch roste. Po každém eventu zůstávají také vzpomínky, které vytváří emociální vazby. Loni jsem s klienty procházela historii naší spolupráce. Nejčastěji vzpomínali na akce, které měly komfortní čas na přípravu, teasing i kvalitní follow-up. Nekoukejte u akcí jen na finanční rozpočet, ale zkuste co nejvíc nafouknout hlavně ten časový. Vyplatí se to.
Martina Kafková, majitelka aktivační agentury M-ocean
