PR agentura AMI Communications letos slaví 20 let úspěšného fungování na českém trhu. V červnu proto uspořádala event pro své klienty, spolupracovníky a novináře. Akce v magickém prostředí veřejnosti nepříliš známých Ledeburských zahrad byla skvěle vymyšlená a připravená a byla skutečně důstojnou oslavou 20. výročí založení firmy.
Výchozí situace
Dvacet let úspěšného fungování na trhu je důležitým mezníkem, firma se proto pro své klienty, novináře, zaměstnance a dodavatele rozhodla zorganizovat skutečně velký event.
„Chtěli jsme uspořádat moderní a netradiční oslavu. Zároveň jsme věděli, že k tomuto účelu budeme potřebovat neokoukaný prostor. Vedli jsme dlouhé diskuse o tom, zda právě prostor, který vždy určuje styl akce, musí být nutně moderní. A rozhodli jsme se, že zkusíme zariskovat a oslavu posadíme do kulis Pražského hradu,“ vysvětluje Eva Sroka, partner AMI.
Kreativní strategie
Hlavním motivem akce byly sociální sítě, čímž byl předurčen i název, jímž byl hashtag #AMI20, který firma od začátku roku taky využívá při komunikaci. Připraven byl i animovaný film o historii agentury, speciální microsite Ami20.cz a výstava milníků společnosti, která měla „nenásilnou formou hostům připomenout, co AMI za dvacet let svého působení dokázala“.
Jako místo konání byly zvoleny Ledeburské zahrady pod Pražským hradem, které splňovaly požadavky na dostupnost i atraktivitu. Dalšími hlavními „taháky“ byli stále vyhledávaný moderátor Leoš Mareš a skupina Tatabojs, která během akce předvedla hodinové, plnokrevné vystoupení.
Jednotlivé fáze projektu
Samotný doprovodný program měl být od začátku rozmanitý. K tomu přispěla i členitost zahrad s rozlehlými terasami. Aby byl program rozptýlen do všech částí komplexu, byl navržen systém tzv. koutků – každá část zahrady a teras byla věnována jinému tematickému programu. Stejně tak byly využity i zkušenosti cateringové společnosti Zátiší a raut byl rozvržen do tzv. food stations, kdy každá „stanice“ nabízela jiný druh kuchyně.
I doprovodný program byl rozdělen do dvou fází – jedna probíhala během večerní části v rámci oficiálního programu a druhá až v noci. Kromě zmiňovaného – a velmi pozitivně přijatého koncertu Tatabojs – program zahrnoval mikromagii, karikaturistu, kasino, kroket, DJ, ochutnávky vín a pralinek či focení s výhledem na Prahu.
Krizový manuál
Vzhledem k umístění akce si byli organizátoři dobře vědomi úskalí venkovních a ani zčásti krytých prostor. „V zahradách byly kvůli předpovědi připraveny desítky deštníků a dek, které v prostoru vkusně doplnily dekoraci, nainstalovány byly velké rozevíratelné slunečníky. Teplomety a party stany jsme takřka nevyužili, jelikož v době akce bylo počasí dobré, pršet začalo až o půlnoci,“ říká Eva Sroka.
Dalším „riskem“ bylo technické zajištění akce. Kvůli náročnosti programu na pódiu i v zahradách byl přítomen pětičlenný tým techniků, z nichž měl každý na starosti různé části zázemí, od pódia po fotografickou stěnu.
Dosažené výsledky
Akce měla velký úspěch. Z 500 očekávaných se jí zúčastnilo 472 hostů. Ještě během jejího konání se na sítích objevilo celkem 149 fotek s hashtagem #AMI20. Na Twitteru se objevilo 113 tweetů a na Facebooku bylo zaregistrováno přes 80 statusů.
„Takhle prý vypadaly eventy velkých firem, než byly seškrtány rozpočty,“ konstatoval uznale jeden z hostů.
Den po akci dostali organizátoři „desítky děkovných e-mailů od hostů, kteří chválili prostory, perfektní organizaci i výběr moderátora“. Včetně požadavku na zaslání fotografií z „velmi povedené akce“, se kterým přišel autor tohoto textu, později doplněného o návrh na přípravu podkladů pro případovou studii, kterou jste právě dočetli.
podle podkladů AMI Communications
Největší česká PR agentura AMI Communications neponechala nic náhodě a oslavu svých 20. narozenin připravila tak, že zcela odpovídala jejímu postavení na trhu.
