Pro získávání nových klientů využívá dodavatelská společnost elektřiny a plynu Bohemia Energy kromě dalších nástrojů také rozsáhlou síť obchodních zástupců. Komunikace s potenciálními novými zákazníky obvykle probíhá formou osobního setkání přímo u klientů. Během jednání prodejci až doposud používali ceníky, formuláře a další dokumenty v papírové podobě.
Cíl: zefektivnění uzavírání smluv
Činnost obchodních zástupců byla zatížena velkým objemem pracovních úkonů vykonávaných jak samotnými obchodními zástupci, tak následně pracovníky back officu a call centra.
Uzavírání nových smluv se neobešlo bez nutnosti tisknout obrovská množství papírových formulářů, ceníků a dalších materiálů. Veškeré související činnosti byly zdlouhavé a náchylné k chybovosti. Za efektivní řešení zvolil dodavatel energií nasazení mobilních technologií. Pro realizaci vybral společnosti eMan a Servodata, které disponovaly potřebnými zkušenostmi, znalostmi a know-how. Prostřednictvím mobilní aplikace prodejce zákazníkovi představí nabídku, vyplní informace o zákazníkovi, který nakonec přímo na displeji tabletu právě uzavíraný kontrakt podepíše. Vyplněný a podepsaný dokument je vzápětí prostřednictvím internetu automaticky odeslán do příslušné databáze Bohemia Energy. Pokud v dané lokalitě není k dispozici mobilní datové připojení, je datový přenos realizován, jakmile se prodejce s mobilním zařízením dostane k internetovému připojení.
Řešení a správa smluv
Bohemia Energy vybavila všech svých téměř 500 obchodních zástupců tablety, na kterých je nainstalována mobilní aplikace Bohemia Energy. Celá flotila tabletů je centrálně spravována prostřednictvím nástroje AirWatch, jehož implementace byla nedílnou součástí celého řešení. Díky tomu byla zajištěna možnost na dálku řídit aktualizace mobilní aplikace a vyřešit otázky spojené s bezpečnostními riziky na mobilním zařízení.
Obchodní zástupci mají na tabletu přístup pouze k aplikaci Bohemia Energy, kalendáři a kalkulačce. Používání webového prohlížeče je redukováno na omezenou množinu domén, do tabletu nelze stahovat ani instalovat žádné jiné aplikace. Při ztrátě nebo odcizení je možné tablet na dálku kompletně smazat.
Partnerský portál
Nedílnou součástí řešení je webová aplikace pro správu uzavřených smluv a obchodních zástupců. Prostřednictvím pohodlného webového rozhraní mohou pracovníci back officu provádět veškeré činnosti související s procesem uzavírání smluv. Portál slouží rovněž k administraci obchodních zástupců. Webová aplikace nabízí detailní informace o jednotlivých členech obchodního týmu, aktivitu jednotlivých prodejců lze sledovat na přehledných mapách. Aplikace je schopná rovněž odhalit jejich případné nepoctivé chování. Propojení všech součástí řešení se stávajícími IT systémy společnosti bylo realizováno prostřednictvím integrační vrstvy. Tato součást řešení se stará o výměnu dat mezi mobilní aplikací, partnerským portálem a IT infrastrukturou společnosti Bohemia Energy s důrazem na škálovatelnost, rychlost, bezpečnost a bezproblémovou rozšiřitelnost v budoucnu.
Výsledky
Přestože se jednalo o v českém prostředí dosud nerealizované řešení, podařilo se dosáhnout velmi dobrých výsledků. Doba pro zpracování nové smlouvy byla zkrácena ze čtrnácti na dva dny. Obchodní zástupci během prvních šesti měsíců chodu aplikace uzavřeli více než 40 tisíc nových smluv. Vedlejším, avšak důležitým efektem pak byly výrazné úspory nákladů na tisk a distribuci papírových dokumentů.
Realizace přechodu na elektronické uzavírání smluv trvala sedm měsíců s náklady v jednotkách milionů korun. Návratnost investice do řešení je dva roky. Mobilní aplikace byla vyvinuta pro systém OS Android.
