Vánoční večírky se rozjíždějí na plné obrátky a nejvyhlášenější lokace k pronájmu hlásí plno. Přinejmenším ve velkých firmách se již nějakou dobu nenosí pouhá diskotéka s proslovem pana ředitele a s chlebíčky, ale originální „koncept“. Což je pojem, který v různých podobách skloňují všechny oslovené eventové agentury. A pak ještě teasing a samozřejmě sdílení na sociálních sítích. Což platí pro akce pro všechny typy publika (B2B, B2C i B2E).
Exkluzivita na ústupu
I když váš dojem z večírku či konference v první řadě vytváří pocit, zda jste se bavili a něco si z akce odnesli (symbolicky i doslovně vzato), prostředí a servis v místě akce podvědomě celý zážitek umocňují, v dobrém i zlém. „Tendr na event nevyhrajete jen díky krásné lokaci, samozřejmě vám ale pomůže, když jich navrhnete více,“ myslí si Martina Kafková, šéfka pražské agentury M-Ocean, která si v březnu zopakuje produkci galavečera v rámci vyhlašování soutěže Heureka Shop roku.
„Jsme malá země a u větších výběrových řízení se pochopitelně potkáváme jak u lokací, tak u dodavatelů. Vlastní obsah prezentací je tajný, dá se ale předpokládat, jaké lokace bude konkurence vzhledem k zadání nabízet. Výchozí podmínky pronájmů jsou víceméně stejné, liší se v použití, době nájmu, rozdělení a využití prostoru. Lokace fungují formou pořadí, tzn. pokud nevyhraje výběrové řízení ten, který zavolal první, lokace ji uvolní pro toho druhého,“ vysvětluje princip výběru rezervace prostor pro akci Jakub Choutka, letos v soutěži Czech Event Awards oceněný jako event manažer roku. Spolupracuje s agenturou JAD Productions a zajišťuje například realizační stránku konferencí Engage by NY a Prague pro Socialbakers. A současně je jednatelem agentur JCHP a SG Productions.
Exkluzivními smlouvami s konkrétními lokacemi jsou spíše než agentury svázané některé cateringové firmy, obecně je však tento princip na ústupu.
Obraťte svou zkušenost naruby
Dan Ligocký z „butikové“ eventové agentury Elements a zároveň event manažer v coworkingové vile K10 má za to, že místo konání akce má na její úspěch jasný vliv. „Pokud se podaří účastníky vtáhnout do děje a zároveň dostat do míst, kam by se normálně nedostali, ti se podělí o své zážitky na sociálních sítích, a klientovi se tak rozšíří dosah a zároveň organicky snižují náklady na kontakt,“ dodává Ligocký. Elements ale staví pro své klienty, např. Becherovku Lemond, eventy menšího rozsahu často na zelené louce nebo je infiltrují do větších akcí typu festivalů.
Ve výčtu „trendy“ lokací od několika agentur se opakují bývalé průmyslové objekty jako vítkovický areál s aulou Gong v Ostravě, Radlická kulturní sportovna a holešovické adresy jako Forbidden spot v budově Orco či Jatka 78. Marie Bláhovcová, PR asistentka pražské MeetFactory, uvádí za jednu z výhod jejich objektu neomezené limity pro hluk a plnou vybavenost zvukovou i světelnou technikou. „Vyhýbáme se hotelům, které mají dost striktní manuály pro eventy a zpravidla jsou dost konzervativní. Hodí se kombinace interiéru a exteriéru a velkou roli samozřejmě hraje dopravní dostupnost,“ konstatuje Kafková.
V centru Prahy je zájem o Sál architektů, Novoměstskou radnici či Richterovu vilu, oblíbená je i Konírna v Troji. Mapu dalších využívaných lokací doplňují třeba nedávno otevřené Vnitroblock a Továrna, bývalá čistička odpadních vod v Bubenči, La Fabrika, Pragovka Art District a mimo Prahu třeba Fait Gallery v Brně či Vojtěšská huť v Kladně. Efekt ale podle Martiny Kafkové může vyvolat i zcela nečekané pojetí a uspořádání jinak známých prostor, stačí změnit umístění pódia či změnit vchod do sálu. Nebo postavit jinak luxusní lokaci do kontrastu s punkově pojatým programem.
Význam teaseru a tlak na čas i cenu
Čas na přípravu eventů a zároveň tlak na cenu vs. výkon se nepřekvapivě dotýká i eventové branže. Zásahy klienta do programu či cateringu na poslední chvíli se podle oslovených agentur logicky musí vždy někde promítnout. Nejoblíbenějším dnem večírků je čtvrtek, alespoň v případě konferencí by jejich pořadatelé měli v první řadě myslet na zájem návštěvníků a neplánovat je úmyslně na stejný den jako konkurence.
Zatímco v případě B2B akcí a zvláště konferencí by neměla podle Jakuba Choutky forma přebít obsah, u eventů pro veřejnost a zvláště teenagery stojí forma na stejné příčce jako hlavní idea či sdělení. Agentury většinou disponují kontakty na léty ověřené dodavatele osvětlení či cateringu, poukazují ale na nedostatek spolehlivých hostesek. Roli moderátorů a bavičů celebrit pak u akcí pro mladé hojně nahrazují influenceři a youtubeři.
Klasickým bufetům odzvonilo
Sebeúspěšnější koncept eventu by nebyl úplný bez dobrého cateringu. Koneckonců, jak se na akci „jedlo a pilo“, je pro nás hned po zábavě a zážitcích tím nejdůležitějším kritériem. Redakce MAM oslovila cateringové společnosti Maxiservice, Royal Party Servis a Zátiší Group, aby zhodnotily současné trendy ve svém byznysu.
Hostina na louce i ve stoce
„In“ je maximální vizuální zapojení cateringu do celkového konceptu eventu. Žádoucí je propojení dokonalé chuti, stylingu pokrmů a celkové atmosféry či show při jejich přípravě. Celkově mizí pomyslná hranice mezi předkrmy a hlavními jídly, studeným a teplým rautem nebo koktejlem a rautem. Populární je koncept beer & food – párování chutí piv s jídlem, retrocatering nebo také ochutnávky. Servírují se čerstvé zmrzliny, menu v kornoutech z rozličných materiálů, malují se předkrmy na talíře před zraky hostů apod.
Obecně v Praze ubývá exkluzivních smluv na dodávání služeb v daných eventových lokalitách, lze také zaplatit odstupné za místní catering.
Produkce v nasmlouvaných prostorech přináší cateringovým firmám jistou stabilitu v obratu, zároveň však všechny společnosti potvrzují maximální otevřenost k jakékoliv lokalitě podle přání klienta či agentury, ať už v korunách stromů nebo v odpadní stoce Staré čistírny v Praze.
Naopak přibývá klientů, kteří si catering objednávají sami, bez zprostředkovatelské eventové agentury, ne všichni dodavatelé však tento trend vidí pozitivně. Agentury jsou preferovány pro jejich dlouholeté zkušenosti s organizací, disponibilitu dalších potřebných dodavatelů a schopnost zasazení cateringu do konceptu akce. Za častý nešvar považují oslovení napjaté termíny pro korekturu cateringového menu a dále změny počtu osob pro akci na poslední chvíli.
Table mapping – speciální projekce dat, které pracují s reálnými objekty umístěnými na stole. Propojení gastra a technologií vyvolává žádaný wow efekt.
Foto: Zátiší Catering Group
Tovární objekty jsou atraktivní kulisou pro různé typy eventů, jejich výhodou je navíc absence hlukového limitu a tvárnost. 1 – Areál v Ostravě-Vítkovicích, 2 – Vojtěšská huť v Kladně, 3 – Meet Factory, 4 – Radlická kulturní sportovna, – 5 Areál Praga, 6 – Forum Karlín, 7 – Fait Gallery Brno, 8 – Továrna Praha.
Zdroj: Archiv společnosti JCHP/SG Productions, MeetFactory a M-Ocean
