Jedna z prvních otázek, na které narazí jakýkoliv pořadatel konference, zní: „Kde ji uspořádat?“ Volba kritérií pro ideální konferenční prostor by se měla vždy odvíjet od typu konference, jejího zaměření a cílových účastníků.
Nicméně obecně platná jsou základní kritéria, a to v následujícím pořadí: kapacita, prostory pro catering, networking, salonky pro další typy mítinků, které každou konferenci nutně doprovázejí. Dále pak ubytovací možnosti, jsou-li potřeba, dopravní dostupnost včetně možnosti parkování, prostor pro doprovodný program.
Až v dalším kroku je vhodné zabývat se stylem, útulností, architekturou či designem vlastních konferenčních prostor.
Komunikace a zážitek
Dobrá konference se vyznačuje zejména výběrem kvalitních témat a řečníků. To neznamená, že není třeba myslet na publikum. Jsou samozřejmě případy, kdy je konference spojena se značkou či tématem, jež vyžadují kreativní přístup. Případně je třeba se vymezit vůči konkurenci. Pak je vhodné hledat prostory, jež tematicky navozují atmosféru či přitahují svou výjimečností.
Současný trend ale klade nesmírné nároky zejména na čas, a to jak na časový fond řečníků, tak publika. Informace se dnes předávají velice rychle. Zkracují se časy prezentací a poptávka je jen po samotném jádru obsahu. Je to logické, protože většina informací je již snadno k dohledání z veřejných zdrojů.
S tím můžeme často zaznamenat i tlak na rychlost navazování vztahů, k čemuž slouží doprovodné části konferencí. Lidská schopnost navázání vztahu ale nemá rychlost přenosu dat v optických kabelech. Pro vytvoření vztahu je nutný prostor pro vzájemnou komunikaci a sdílený zážitek. A to nějaký čas nutně vyžaduje.
Například jsme měli za úkol navrhnout pro našeho klienta koncept dvoudenní mezinárodní konference pro 400 obchodních partnerů ze všech koutů světa. Dospěli jsme k řešení nepořádat takový event v Praze, jak by se logicky nabízelo. Vybrali jsme letní Krkonoše, a dostali tak celou skupinu do příjemného a výjimečného prostředí, ale zároveň zabránili tomu, aby se odpoledne a večer polovina z nich vytratila po pražských památkách, obchodech a hospodách.
Jak praví věčné pravidlo produkce: ďábel je v detailech. Třeba chybná strategie rozmístění cateringu v konferenční pauze způsobí nekonečnou frontu hladových účastníků, kterým je znemožněno v rámci konverzace navázat u jídla vztah a ke konci promarněné pauzy na oběd se ocitnou u vychladlého bufetu.
Reference a reference
Ideální poměr cena/výkon nelze reálně poznat jinak než detailním porovnáním nabídek a cenových relací jednotlivých konferenčních prostor. Cena samotného nájmu může a nemusí zahrnovat technické prostředky, personál, spotřebu energií a další přidružené služby. Neexistuje obecné pravidlo, kterým je možné se řídit.
Kupříkladu MVP Events nabízí klientům zejména u významných položek, jako je právě pronájem prostor nebo ubytování, společné vyjednávání s dodavatelem. Může se totiž snadno stát, že klient má u dodavatele díky svým obchodním vztahům lepší cenové podmínky než agentura. Pak nabízíme odborné vyjednání všech technických a organizačních podmínek a cenu necháme na klientovi.
Reference konferenčních prostor, stejně jako reference agentur jsou klíčové pro výběr dodavatelů. Zkušenost a z ní vycházející profesionalitu nelze ničím nahradit. Nečekaný problém organizačního nebo technického charakteru může nastat vždy. Kvalitní dodavatel se pozná nejen podle toho, že umí rizika minimalizovat, to považujme za samozřejmost. Zkušenost a kvalitní práce v tomto byznysu se projevují předvídavostí a zejména schopností adekvátní reakce a následného řešení problému.
Marek Vocel
obchodní rozvoj MVP agency
Úspěšný event je založen na správné kombinaci řady faktorů (zdroj: MVP Events).
