Podstatou konference nejsou přednášky, ale její přínos a dlouhodobý efekt. Určit přínos, který je pro účastníka tím hlavním, je svatým grálem úspěchu konference, říká v rozhovoru výkonný ředitel komunikační agentury Absolook Miroslav Mencl.
Není pořádání konferencí tak trochu jako adrenalinový sport?
Je pravda, že organizace konferencí je choulostivá, zejména jedná-li se o premiéru. Zatímco přípravy trvají řadu měsíců, vlastní akce proběhne v rozmezí několika hodin či dnů. V krátkém čase tak můžete hodně získat, ale také o hodně přijít, a to nemluvím jen o finanční stránce věci. Čím více se blíží den D, tím více stoupá u týmu adrenalin a řeší se dílčí témata do stále větších podrobností, mozek pracuje ve zvláštním multitaskingovém režimu, jak se snaží pojmout maximum informací, a vše nabývá stále jasnějších kontur. Ano, jak o tom tak přemýšlím, tenhle druh adrenalinového sportu mám opravdu rád.
Z čeho vlastně vzniká to napětí? Vždyť je to „jen konference“?
Napětí vzniká v momentě, kdy se rozhodnete, že event, který pořádáte, nebude „jen konferencí“, ale že to bude událost, která bude ve zpětném zrcátku klienta i hostů jasně identifikovatelná i po několika letech. V rámci takového projektu se snažíte skloubit řadu standardních parametrů, jako jsou rozpočet, cílová skupina či představy klienta, a k tomu máte konstantní nutkání zapracovat do celého scénáře vlastní invenci, která projekt posune na vyšší úroveň anebo ho co nejjasněji vyprofiluje. Jelikož se toto nutkání nekamarádí se základním parametrem, kterým je rozpočet, a zároveň nejste ochotni spokojit se s průměrem, přichází čas na černou magii. To je ten okamžik, kdy se z běžného projektu stává otázka osobní cti. A té si většina z nás dost cení.
Co je podle vás základní podmínkou pro uspořádání konference na špičkové úrovni?
Základem úspěchu je, abyste měl chuť se jí osobně zúčastnit, ačkoliv s tematikou konference nemáte profesně nic společného. Chcete-li uspořádat opravdu dobrou konferenci, nadchněte se pro její téma. Jen tak dokážete pochopit klientovy představy, přínosy přednášejících a předjímat očekávání návštěvníků konference.
Má opravdu intenzivní napojení na téma takový dopad na celkový výsledek? Organizačně je to přece projekt opakujícího se formátu.
Pokud chcete dělat průměrnou konferenci, zvolte průměrný přístup, do něhož po menších úpravách napasujete veganskou stravu, evropské dotace nebo výrobce cviček. Výsledek při troše štěstí nebude zoufalý, ale rozhodně ne skvělý. Pokud chcete dělat konferenci, pod kterou se dobrovolně podepíšete i za deset let, musíte na průměr zapomenout.
Konference, to jsou primárně přednášky, co se na nich dá dělat jinak?
Upřímně, podstatou konference nejsou přednášky, ale její přínos a dlouhodobý efekt. Určit přínos, který je pro účastníka tím hlavním, je základem úspěchu konference. Nicméně – není přednáška jako přednáška. A není program jako program. Chcete-li udržet návštěvníky „na příjmu“ po celou dobu, musíte pochopit, co od takové akce očekávají, co jim má přinést a v neposlední řadě – na co jsou u akcí podobného typu zvyklí. Když znáte standardní průběh podobné konference, máte napůl vyhráno, vyberte si libovolný prvek a udělejte ho úplně jinak, než by se v rámci dané tematiky slušelo.
Myslíte, že jít proti proudu je funkční postup?
Pozor, nejdeme proti proudu, to by nefungovalo, ale také nejdeme s davem. Řekl bych, že společně s klientem stavíme pro naši řeku nové koryto. Úspěšná konference musí být živá, protknutá dějovou linkou jako dobrá kniha. Aby akce nebyla jen sledem přednesů, musíte jí dát příběh. Přednášky postavte do logických bloků, které posluchačům umožní konferenci strukturovat a poznatky lépe absorbovat. Poznejte svoje přednášející dříve, než je pustíte na pódium – díky tomu můžete vhodně střídat styl přednášek a udržet posluchače ve střehu. Nechte přednášející po pódiu chodit a rozhazovat rukama, pokud se tak cítí dobře, přirozený projev osobnosti přenáší hlavní sdělení mnohem lépe než sešněrovaná přednáška podle obecného scénáře. Dodejte moderátorovi konference dostatek informací o tématu i lektorech, aby jeho projev působil přirozeně a uvěřitelně, zároveň tak může dodat konferenci přiměřenou dávku vtipu či nadhledu – nebojte se lidi rozesmát. A v neposlední řadě – pokud je to jen trochu možné, dejte příležitost účastníkům konference její nosné téma zažít a sdílet v neformální podobě.
Bavíme se o klasických přestávkách v rámci programu?
Každý, kdo někdy na konferenci byl, ví, že během přestávky jste rádi, když si stihnete dát kávu. Na neformální hovory není prostor a mnohdy ani energie.
Svět spěje kupředu raketovým tempem, informace se k lidem dostávají ještě dříve, než by bylo mnohdy záhodno. Vyvstává tedy otázka – mají v dnešním světě moderních technologií konference ještě vůbec své místo?
Nabyté poznatky je ale u řady oborů třeba zasadit do širšího rámce, konzultovat je, sdílet vlastní názory v relevantním plénu a utvářet nové trendy v rámci jednotlivých oblastí. Osobně si velmi cením lidí, kteří si v dnešní době najdou čas na setkání a diskusi, vypovídá to o jejich vztahu k dané problematice a zájmu posunout téma smysluplným směrem.
Miroslav Mencl
Jednatel a výkonný ředitel agentury Absolook
Než zakotvil na pozici jednatele v agentuře Absolook, v rámci své praxe poznal řadu firemních kultur a postupů jako manažer i konzultant. Kariéru zahájil založením eventmarketingové společnosti Key production, kde úspěšně pracoval deset let. Působil na ředitelských pozicích v reklamních agenturách Onyx a Combaco.
Menclova agentura letos uspořádala konferenci pro svépomocné stavebníky v rámci veletrhu For Arch a mezinárodní konferenci interních auditorů.
