Excel je jedním z nejpoužívanějších nástrojů v agenturním byznysu. Využívá se na všechno možné. Od evidence projektů, vytváření cenových kalkulací až po sledování firemního cash flow. Společnost Costlocker se začala zkušenostmi agentur s Excelem zabývat více do hloubky a položila 20 menším subjektům několik otázek typu: Používáte ve firmě excelovské tabulky? Nebo: Používáte Google Spreadsheety? Jaké projektové, klientské, firemní a jiné informace evidujete v excelovských tabulkách? Pracujete potom nějak s daty, která máte uložena v excelovských tabulkách? Sdílíte data v excelovských tabulkách se svými klienty? A pokud ano, jaká data…?
Odpovědi potvrdily domněnku Costlockeru, že tabulkový procesor je skutečně hluboce zakořeněný. Oslovené agentury v Excelu vytváří cenové kalkulace, evidují projekty, plánují roční, kvartální finanční cíle, vedou si seznamy klientů a jejich klientské sazby, stejně jako seznam zaměstnanců a jejich mzdy a vyhodnocují ukončené projekty.
Náklady bez faktury
Co lidem z agentur vyhovuje na Excelu? Umí všechno spočítat, je možné si do tabulek naprogramovat funkčnost podle vlastních potřeb, je to nejlevnější databáze a umožňuje jednoduché přehledy odpracovaných hodin pro klienty.
A nevýhody? Tabulky nejsou propojené, takže změna v jedné se neprojeví ve druhé, pro vyhodnocení projektů je potřeba čísel z více tabulek, omylem dochází k přepsání dat a pak se neví, jak to bylo původně, často nejsou přístupné mimo počítat v práci.
Všechny výše uvedené nevýhody ale mají jedno společné. A tím je čas, který je třeba trávit vytvářením a aktualizací tabulek. V jedné kreativní agentuře asistentka každý pátek několik hodin vyhodnocuje aktuální stav projektů. Počítá ziskovost ukončených projektů a doplňuje odpracované hodiny k aktuálně běžícím projektům. Měsíčně tím stráví více než 10 hodin, a to jen proto, že tuhle ruční práci nedokážou ničím nahradit. Nemají nástroj, do kterého by se mohli kdykoliv podívat a zjistit aktuální stav všech projektů.
Přitom každá příprava takové tabulky znamená náklady pro firmu. A nejde o žádné drobné. Sami si spočítejte, kolik peněz stojí ročně příprava takového reportingu nad projekty. Jde o náklady, které nejde vyfakturovat žádnému klientovi, takže jsou hrazeny z projektových zisků. Neexistují snad „lepší projekty“, do kterých by bylo výhodnější investovat firemní peníze?
Chybí koncepce
Agentury ale využívají excelovské tabulky také k tomu, aby pomocí nich řídili celou firmu. Sledují v nich nejen mzdové a režijní firemní náklady, ale i očekávané výnosy z projektů. Problém ale je, že taková data sbírají a evidují jen k okamžitému přehledu. Jinak řečeno, z těchto dat už nedělají žádné koncepční závěry. Nehledají souvislosti mezi daty, neumí je detailně rozložit například podle ziskovosti klientů nebo nevědí, které typy projektů je vlastně živí. Znají jen celkové měsíční finanční saldo. Ale to je málo, pokud chtějí svoji agenturu chytře řídit na základě čísel, nikoliv pocitů.
Nedostatek nasbíraných dat spočívá i v tom, že většina majitelů agentur sleduje pouze placené projekty. Úplně zapomínají na to, že lidé v jejich agentuře tráví spoustu času i na neplacených nebo interních projektech. To všechno jsou náklady, které výrazně ovlivňují celkovou finanční efektivitu firmy.
Závěr? Sledujte v reálném čase finanční výkon vaší agentury a efektivitu lidí nejen na placených, ale i neplacených a interních projektech.
